Entwicklung und Evaluation eines Systems zum Tracking von Papierakten in der Abteilung für Personalangelegenheiten an der Universität Regensburg

Hintergrund:

In Abteilung III (Personalangelegenheiten) der zentralen Universitätsverwaltung an der UR werden mehr als 5000 Personalakten bearbeitet und abgelegt. Diese Personalakten werden noch in Papierform geführt und in der Registratur aufbewahrt. Sachbearbeiter holen sich die von ihnen benötigten Akten von dort und bringen sie wieder zurück. Da die Umstellung auf elektronische Akten erst in einigen Jahren geschehen wird, wäre eine Brückenlösung wünschenswert, um Papierakten digital zu tracken, damit immer ersichtlich ist, wo sich eine Akte gerade befindet. Dieses System könnte dann auch eingesetzt werden, um den Bearbeitern einen Mehrwert bei der Interaktion mit der Akte zu bieten. Beispielsweise könnte das System automatisch relevante weitere Daten zur verwendeten Akte auf dem Rechner des Sachbearbeiters anzeigen.

Das Ziel der Abschlussarbeit ist, ein Konzept zu entwickeln um automatisiert zu tracken, wo sich Akten befinden, die aus der Registratur entnommen wurden. Hierbei ist besonders darauf zu achten, den kognitiven und zeitlichen Aufwand für die Sachbearbeiter möglichst gering zu halten, sowie Benutzerfehler zu vermeiden.

Die einzelnen Teilaufgaben umfassen:

• Recherche von Literatur zum Tracken von Dokumenten (1 Woche)
• Beobachtende Analyse der momentanen Arbeitsweise (Contextual Inquiry, Shadowing, Task-Analyse) (1 Woche)
• Vergleichende Beschreibung verschiedener Trackingansätze (Barcodes, QR-Codes, RFID-Tags, …) und Auswahl eines geeigneten Ansatzes (1 Woche)
• Implementierung eines Proof-of-Concept-Systems (PoC), z.B. auf Basis eines Raspberry Pi oder ESP8266 (1 Woche)
• Iterative Optimierung des PoC in Laborstudien, um Zeitaufwand, kognitiven Aufwand und Fehlerkennungsrate zu optimieren (1-2 Wochen)
• Vergleichende Evaluation von digitalem System und bisherigem System im Rahmen einer Feldstudie (1-2 Wochen)
• Anfertigen einer schriftlichen Ausarbeitung (2 Wochen)

Eine Masterarbeit umfasst auch die Implementierung von Interaktionskonzepten, die auf dem Trackingsystem aufbauen. Die Ausgestaltung der einzelnen Teilschritte richtet sich nach den Erkenntnissen aus dem ersten Teil der Arbeit:

• Weitere Optimierung des Systems auf Basis der Erkenntnisse aus der Feldstudie (1-2 Wochen)
• Anforderungsanalyse zur Ermittlung weiterer hilfreicher Features (Auswahl der Methoden je nach vorherigen Erkenntnissen) (1-2 Wochen)
• Implementierung der Features (2 Wochen)
• Iterative, formative Evaluationen der neuen Features (1 Woche)
• Rollout des Systems auf mehrere Arbeitsplätze (1 Woche)
• Summative Evaluation (1-2 Wochen)
• Anfertigen einer schriftlichen Ausarbeitung (+2 Wochen)

• Grundkenntnisse User-Centered Design
• Grundkenntnisse Anforderungsanalyse
• Grundkenntnisse Entwicklung von funktionalen Prototypen (z.B. mit Python, Shell-Scripting, Raspberry Pi)
• Bereitschaft, sich in das Themenfeld „universitäre Verwaltung“ einzuarbeiten.

(zu ergänzen)