Feldstudie zur Einführung einer hybriden Personalakte

Hintergrund

In Abteilung III (Personalangelegenheiten) der zentralen Universitätsverwaltung an der UR werden mehr als 5000 Personalakten bearbeitet und abgelegt. Diese Personalakten werden noch in Papierform geführt und in der Registratur aufbewahrt. Sachbearbeiter holen sich die von ihnen benötigten Akten von dort und bringen sie wieder zurück. Da die Umstellung auf elektronische Akten erst in einigen Jahren geschehen wird, wäre eine Brückenlösung wünschenswert, um Papierakten digital zu tracken, damit immer ersichtlich ist, wo sich eine Akte gerade befindet. Dieses System könnte dann auch eingesetzt werden, um den Bearbeitern einen Mehrwert bei der Interaktion mit der Akte zu bieten. Beispielsweise könnte das System automatisch relevante weitere Daten zur verwendeten Akte auf dem Rechner des Sachbearbeiters anzeigen.

In einer vorangegangenen Arbeit wurde deshalb mit PAtrack ein System entwickelt, mit dem der Standort von Papierakten via NFC-Tags verfolgt werden kann. Um den Nutzern im Arbeitsalltag Anreize zu geben, die Akten bei einem Standortwechsel auch immer einzuscannen, bietet das System auch einige Komfortfunktionen - z.B. kann man die Personalnummer einer Papierakte in die Zwischenablage kopieren, um diese nicht abtippen zu müssen. Für das System wurde in der Zwischenzeit ein Backend entwickelt.

Zielsetzung der Arbeit

Ziel der Arbeit ist, PAtrack für einen Rollout in der Personalabteilung vorzubereiten, die Einführung zu begleiten, und systematisch zu beobachten, wie eine hybride Akte die Verwaltungsarbeit ändert, ob es Effizienzvorteile gibt, und wie das System weiter verbessert werden kann.

Im Rahmen einer Masterarbeit ist die Vertiefung einzelner Teilaufgaben möglich.

Konkrete Aufgaben

Bachelorarbeit:

Einarbeiten in die Software und Test der Funktionalität (1 Woche)

Erstellen eines Konzepts zur Einführung von PAtrack inkl. Erstellen von Dokumentation und Anleitungen (2 Wochen)

Technische Betreuung der Software-Einführung (1 Woche)

Planung und Durchführung einer beobachtenden Feldstudie in der Personalabteilung (2 Wochen)

Auswertung der Beobachtungen und Erstellen einer schriftlichen Arbeit (2 Wochen)

Masterarbeit (ergänzend):

Darstellung des Forschungsstands zu hybriden Akten

Benutzerzentrierte Weiterentwicklung des Systems und/oder

Durchführen einer gestaffelte Langzeitstudie - Vergleich von Arbeiten ohne/mit hybrider Akte und/oder

Entwicklung und Validierung von Richtlinien für hybride Akten

Erwartete Vorkenntnisse

Grundlagen Usability-Engineering

Grundkenntnisse Java

Interesse an beobachtenden Feldstudien

Weiterführende Quellen

Massinger (2018) Entwicklung und Evaluation eines Systems zum Tracking von Papierakten in der Abteilung für Personalangelegenheiten an der Universität Regensburg