Usability im Workflow des PA-Trackings in der Personalabteilung der Universität Regensburg

Hintergrund

In der Personalabteilung der Universität Regensburg werden vorwiegend Papierakten zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten genutzt. Die Akten lagern in der Registratur und werden nach Anfrage über die Referatsleiter (RL) an die entsprechenden Sachbearbeiter (SA) verteilt. Nach abgeschlossener Bearbeitung gehen die Akten an die Registratur zurück. Eine Weitergabe von SA zu SA ist auch möglich. Wird in der Registratur eine Akte angefordert und diese befindet sich nicht dort, wird sie als nicht-auffindbar deklariert. Ungefähr jeden zweiten Tag wird eine E-Mail an alle Mitarbeiter versandt, um nach den als nicht-auffindbar geltenden Akten zu fragen/suchen. Da jeder Mitarbeiter (SA, RL) einen Aktenstapel vor sich hat, hat er meist keinen Überblick, welche Akten sich aktuell bei ihm befinden, sodass er auf die E-Mail der Registratur nicht adäquat antworten kann. Durch die Problematik der umständlichen Suche nach Akten kommt es zu Verzögerung bei der Bearbeitung von Fällen. Jonas Massinger hat sich in seiner Masterarbeit mit dieser Problematik auseinander gesetzt und ein PA-Tracking-System entwickelt. Mittels RFID-Chips wird das Tracking von Akten ermöglicht und so kann ihr Standort einfach abgefragt werden. Das System ist fertig implementiert und soll nun in einer Bachelorarbeit während des Betriebs evaluiert werden. Dazu wird zunächst der Stand vor der Einführung des PA-Tracking-Systems erfasst und anschließend analysiert, wie gut die Mitarbeiter mit dem neuen System zurecht kommen und wo noch Probleme auftreten. Am Ende ist ein Prototyp denkbar, der Lösungen für gefundene Probleme aufzeigt.

Zielsetzung der Arbeit

Ziel der Arbeit ist es, den Einfluss des neu-eingeführten PA-Tracking-Systems in Hinblick auf die Usability zu betrachten. Es soll analysiert werden, ob das PA-Tracking das Problem des aufwendigen Suchens nach nicht-auffindbaren Akten behebt bzw. minimiert. Zudem ist Ziel der Arbeit, zu untersuchen, wie gut die Mitarbeiter mit dem Tracking-System zurechtkommen und wo möglicherweise Probleme auftreten. In diesem Zusammenhang wäre es auch denkbar, mittels eines Prototypen Lösungvorschläge für gefundene Probleme zu bieten.

Konkrete Aufgaben

Literaturrecherche

Analyse des Workflows bei der Bearbeitung und Suche von PAs vor Einführung des neuen Tracking-Systems (Shadowing + Interview)

Benutzerevaluation nach der Einführung des PA-Tracking-Systems (Shadowing + Interview)

Auswertung und Bewertung der gesammelten Ergebnisse

evtl. Erstellen eines Prototyps mit Lösungsvorschlägen zu gefundenen Problemen und abstimmung mit der Verwaltungs-EDV bezüglich anonymen Datenlogging

schriftliche Ausarbeitung fertigstellen

Erwartete Vorkenntnisse

Keine

Weiterführende Quellen

Seibel, W. (2016). Verwaltung verstehen: eine theoriegeschichtliche Einführung. Suhrkamp Verlag.

Massinger, J. (2018). Entwicklung und Evaluation eines Systems zum Tracking von Papierakten in der Abteilung für Personalangelegenheiten an der Universität Regensburg.

Richter, M., & Flückiger, M. D. (2016). Usability und UX kompakt: Produkte für Menschen. Springer-Verlag.

Sauro, J., & Lewis, J. R. (2016). Quantifying the user experience: Practical statistics for user research. Morgan Kaufmann.

Sellen, A. J., & Harper, R. H. (2003). The myth of the paperless office. MIT press.

Sangmeister, H. EZ 4.0–Chancen, Risiken und viele offene Fragen. Entwicklungszusammenarbeit 4.0–Digitalisierung und globale Verantwortung.