Usability im Workflow des PA-Trackings in der Personalabteilung der Universität Regensburg

Hintergrund

In der Personalabteilung der Universität Regensburg werden vorwiegend Papierakten zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten genutzt. Die Akten lagern in der Registratur und werden nach Anfrage über die Referatsleiter (RL) an die entsprechenden Sachbearbeiter (SA) verteilt. Nach abgeschlossener Bearbeitung gehen die Akten an die Registratur zurück. Eine Weitergabe von SA zu SA ist auch möglich. Wird in der Registratur eine Akte angefordert und diese befindet sich nicht dort, wird sie als nicht-auffindbar deklariert. Ungefähr jeden zweiten Tag wird eine E-Mail an alle Mitarbeiter versandt, um nach den als nicht-auffindbar geltenden Akten zu fragen/suchen. Da jeder Mitarbeiter (SA, RL) einen Aktenstapel vor sich hat, hat er meist keinen Überblick, welche Akten sich aktuell bei ihm befinden, sodass er auf die E-Mail der Registratur nicht adäquat antworten kann. Durch die Problematik der umständlichen Suche nach Akten kommt es zu Verzögerung bei der Bearbeitung von Fällen. Florian Massinger hat sich in seiner Masterarbeit mit dieser Problematik auseinander gesetzt und ein PA-Tracking-System entwickelt. Mittels RFID-Chips wird das Tracking von Akten ermöglicht und so kann ihr Standort einfach abgefragt werden. Das System ist fertig implementiert und soll nun getestet werden. Es sollen die „task-Zeiten“ von einzelnen Teilaufgaben erhoben werden und analysiert werden, ob das Trackingsystem Einfluss auf diese hat im Gegensatz zu dem vorherigen Stand ohne das Nutzen des Trackings. Außerdem sollen die Auswirkungen von Lerneffekten analysiert werden.

Zielsetzung der Arbeit

Ziel der Arbeit ist es, „task-Zeiten“ bei einzelnen Teilschritten von personalmangement-typische Arbeitsabläufen, wie das Anlegen oder Suchen einer Personalakte, zu modellieren. Dazu werden Teilnehmer ohne Erfahrung in diesem Bereich Aufgaben gestellt und gemessen, wie lange sie jeweils für das Erledigen der Aufgabe brauchen. Dabei soll analysiert werden, ob das Trackingsystem Einfluss auf die task-Zeiten hat und ob Lerneffekte eine Rolle spielen. Das Studiendesign soll within-subject-design sein, bei dem die Teilnehmer alle vier Versionen (ohne Tracking ohne Lerneffekt, ohne Tracking mit Lerneffekt, mit Tracking ohne Lerneffekt, mit Tracking mit Lerneffekt) testen.

Konkrete Aufgaben

Literaturrecherche

Installation der PA-Track-Software auf einem Laptop mit Beheben von Fehlern

Vorbereiten der Benutzerstudie (Szenarien und Aufgaben erstellen)

Benutzerstudie mit Novizen durchführen (Messung „task-completion-time“)

Auswertung und Bewertung der gesammelten Ergebnisse

evtl. Lösungsvorschlägen zu gefundenen Problemen anbieten

schriftliche Ausarbeitung fertigstellen

Erwartete Vorkenntnisse

Keine

Weiterführende Quellen

Seibel, W. (2016). Verwaltung verstehen: eine theoriegeschichtliche Einführung. Suhrkamp Verlag.

Massinger, J. (2018). Entwicklung und Evaluation eines Systems zum Tracking von Papierakten in der Abteilung für Personalangelegenheiten an der Universität Regensburg.

Richter, M., & Flückiger, M. D. (2016). Usability und UX kompakt: Produkte für Menschen. Springer-Verlag.

Sauro, J., & Lewis, J. R. (2016). Quantifying the user experience: Practical statistics for user research. Morgan Kaufmann.

Sellen, A. J., & Harper, R. H. (2003). The myth of the paperless office. MIT press.

Sangmeister, H. EZ 4.0–Chancen, Risiken und viele offene Fragen. Entwicklungszusammenarbeit 4.0–Digitalisierung und globale Verantwortung.

Kern, C. (2007). Anwendung von RFID-systemen (pp. 95-163). Berlin: Springer.