Feldstudie zur Einführung einer hybriden Personalakte
- Thema:
- Feldstudie zur Einführung einer hybriden Personalakte
- Art:
- BA
- BetreuerIn:
- Raphael Wimmer
- BearbeiterIn:
- Janis Jurack
- ErstgutachterIn:
- Raphael Wimmer
- ZweitgutachterIn:
- Christian Wolff
- Status:
- abgeschlossen
- Stichworte:
- PAtrack, field study, usability, observational, public administration, paper, tangible interaction
- Anmeldung:
- 2024-10-14
- Antrittsvortrag:
- 2024-10-14
- Abgabe:
- 2024-12-16
Hintergrund
In Abteilung III (Personalangelegenheiten) der zentralen Universitätsverwaltung an der UR werden mehr als 5000 Personalakten bearbeitet und abgelegt. Diese Personalakten werden noch in Papierform geführt und in der Registratur aufbewahrt. Sachbearbeiter holen sich die von ihnen benötigten Akten von dort und bringen sie wieder zurück. Da die Umstellung auf elektronische Akten erst in einigen Jahren geschehen wird, wäre eine Brückenlösung wünschenswert, um Papierakten digital zu tracken, damit immer ersichtlich ist, wo sich eine Akte gerade befindet. Dieses System könnte dann auch eingesetzt werden, um den Bearbeitern einen Mehrwert bei der Interaktion mit der Akte zu bieten. Beispielsweise könnte das System automatisch relevante weitere Daten zur verwendeten Akte auf dem Rechner des Sachbearbeiters anzeigen.
In einer vorangegangenen Arbeit wurde deshalb mit PAtrack ein System entwickelt, mit dem der Standort von Papierakten via NFC-Tags verfolgt werden kann. Um den Nutzern im Arbeitsalltag Anreize zu geben, die Akten bei einem Standortwechsel auch immer einzuscannen, bietet das System auch einige Komfortfunktionen - z.B. kann man die Personalnummer einer Papierakte in die Zwischenablage kopieren, um diese nicht abtippen zu müssen. Für das System wurde in der Zwischenzeit ein Backend entwickelt.
Zielsetzung der Arbeit
Ziel der Arbeit ist es, den Rollout von PAtrack in der Personalabteilung der Universität Regensburg systematisch zu beobachten und zu evaluieren. Dabei soll untersucht werden, wie die hybride Personalakte die Verwaltungsarbeit verändert, ob sie Effizienzvorteile bietet, und wie das System verbessert werden kann. Zusätzlich sollen Erkenntnisse gewonnen werden, von denen zukünftige Projekte im Bereich der Digitalisierung - insbesondere Brückenlösungen oder RFID-Tracking-Systeme - profitieren können.
Konkrete Aufgaben
- Planung und Umsetzung einer mehrstufigen Feldstudie zur systematischen Beobachtung des Rollouts.
- Auswertung der erhobenen Daten und der Auswirkungen von PAtrack auf die Arbeitsabläufe.
- Identifikation von Fehlerquellen im Prozess und der Software
- Entwicklung von Vorschlägen zur Verbesserung
- Bewertung der Einführung von PAtrack als Digitalisierungsprozess
Erwartete Vorkenntnisse
- Grundlagen Usability-Engineering
- Grundkenntnisse Java
- Interesse an beobachtenden Feldstudien